Come scegliere la location di un matrimonio
Agata Giacobbo

Agata Giacobbo

Wedding Specialist - Fashion Consultant

Come scegliere la location del matrimonio? 7 regole per non commettere errori

Un articolo per accompagnarti nella scelta della location ed evitare di prendere una decisione che può compromettere la riuscita dell’intero matrimonio.

Ti immagini già al momento del “Sì”? Non vedi l’ora di vivere il tuo giorno speciale? Vuoi che tutto sia esattamente come lo desideri?

Il tuo matrimonio ideale può diventare realtà! Come?

Partendo con il piede giusto, già dalla prima decisione che ti troverai a prendere nell’organizzare la tua festa: la scelta della location.

Per aiutarti, abbiamo preparato un articolo su come scegliere la location del matrimonio senza sbagliare. Troverai alcuni consigli e le prime regole che noi stessi seguiamo, nell’accompagnare le coppie di sposi attraverso la progettazione e organizzazione dell’evento.

Continua a leggere per scoprire cosa controllare in una location, per valutare se sia quella più adatta per il tuo giorno speciale.

Thaelo wedding specialist

I nostri consigli su come scegliere la location del matrimonio

La scelta della location è il fattore che più incide sulla riuscita di un evento, a maggior ragione se si tratta di un matrimonio.

A differenza di altri tipi di eventi, il matrimonio ha una forte componente emotiva. Si tratta di un giorno unico e irripetibile e, circondati dall’affetto dei propri cari, gli sposi vogliono vivere un momento che sia davvero indimenticabile.

In quest’articolo, scoprirai le prime 7 regole fondamentali da tenere a mente già durante il sopralluogo delle possibili location. 

Ragiona bene su ogni aspetto di cui ti parleremo, prima di prendere la decisione definitiva. Aspetti come la logistica, le tempistiche o il contratto di affitto degli spazi, avranno un grosso impatto non soltanto sulla tua serenità durante l’organizzazione dell’evento, ma sull’intero matrimonio.

1 – La capienza degli spazi

Molti sposi sottovalutano questo aspetto cruciale. Fidarsi del titolare della location che rassicura ogni coppia di sposi sulla sufficienza degli spazi o non considerare lo spazio necessario ad esempio per il passaggio tra i tavoli, il ballo o i buffet, rischia di dare luogo ad una sala eccessivamente affollata.

La diretta conseguenza è la mancanza di spazio per i camerieri, per gli ospiti, per il ballo o il taglio della torta.

Sacrificare gli spazi significa togliere respiro all’evento stesso. Il tutto sarà concentrato nel giro di pochi metri quadri, rendendo più complicato ogni movimento e ogni attività.

Ecco perché il nostro primo consiglio riguarda la capienza dei locali.

C’è posto per tutti i commensali? C’è abbastanza spazio tra un tavolo e l’altro? Si riuscirà a ballare?

La location ideale deve permetterti di programmare tutti i momenti del tuo giorno speciale.

Ecco perché questo è il primo aspetto di cui ci occupiamo con il Metodo “Organizzazione Scenografica”. La nostra esperienza come Wedding Specialist ci ha insegnato che, senza questa prima fase, l’organizzazione dei vari momenti del matrimonio non potrà seguire una scaletta ben precisa, rischiando di accumulare ritardi e intasando gli spostamenti i movimenti e le attività all’interno della sala.

2 – Il Piano B

Affidarsi alla fortuna e sperare che tutto fili liscio nel giorno del tuo matrimonio non è una scelta saggia.

Ecco perché, contestualmente alla scelta della location, è indispensabile programmare un’alternativa alle diverse situazioni che possono verificarsi.

Ci stiamo riferendo non soltanto alla pioggia e ad altri fenomeni meteorologici di cui puoi facilmente immaginare le conseguenze, ma anche a diversi tipi di imprevisti, che vanno dall’allestimento danneggiato a ritardi nel servizio catering ai problemi logistici.

Quando si pensa al piano B, di solito viene alla mente una soluzione “di ripiego”. È proprio per questo motivo che ti parliamo dell’importanza dello scegliere una location che consenta di trovare una soluzione altrettanto elegante, curata e scenografica da utilizzare in caso di necessità.

Con la corretta progettazione degli spazi e cura nell’organizzazione dell’intero evento, nessuno dei tuoi ospiti si renderà conto che quello che sta vivendo è il piano B. Non si tratta, infatti, di rimediare ad una situazione avversa, ma di avere prima pianificato ogni cosa e pertanto avere sempre tutto sotto controllo. 

Infatti, il piano B dovrebbe prevedere una soluzione non soltanto in caso di pioggia ma anche di tutta un’altra serie di imprevisti.

Le accortezze che dovresti considerare non finiscono qui! Anzi, le situazioni che possono verificarsi sono davvero innumerevoli. Sarai pronta a tutto?

Il supporto di un esperto nell’inquadrare le possibili soluzioni che ogni location offre, predisponendo tutto il necessario a fronteggiare situazioni impreviste, è un valore aggiunto impareggiabile.

Scopri di più su Il Piano B nell’organizzazione del Matrimonio e come affidarti ad un team esperto, in grado di passare dall’una all’altra soluzione senza stravolgere i festeggiamenti.

Un vero e proprio stratagemma che eviterà di farti saltare la festa!

7 regole per scegliere la location

3 – L’Esclusività dei locali

Nessuna sposa vuole essere cacciata via dalla location perché il titolare deve accogliere un altro matrimonio. E nessuna sposa dovrebbe ritardare i propri festeggiamenti perché la location è ancora occupata dal matrimonio precedente.

Questi e tanti altri spiacevoli inconvenienti capitano, purtroppo, molto spesso nelle location che non concedono l’esclusività.

Dunque, per evitare di trovarti in queste situazioni, devi sempre informarti sul numero di eventi che si svolgeranno nella location nella tua stessa data.

Ti consigliamo, in questo caso, di scegliere chi ti garantisce l’esclusività degli spazi, anche a costo di pagare un sovrapprezzo. 

La serenità tua e dei tuoi ospiti durante quel giorno speciale vale molto di più!

Per questo terzo punto, la conoscenza del metodo di lavoro delle location della zona è fondamentale per evitare di fare il sopralluogo di ambienti che non garantiscono le condizioni minime per la riuscita dell’evento.

In Thaelo, infatti, lavoriamo soltanto con location che abbiamo precedentemente valutato e approvato così da garantire ai nostri sposi sempre il raggiungimento del massimo risultato.

4 – La Flessibilità e gli orari da rispettare

Per riprendere il tema del punto precedente, parliamo adesso di flessibilità e orari da rispettare.

Già durante il sopralluogo, informati su qual è la policy della location relativa agli orari di inizio e fine evento e, soprattutto, se possono essere modificati.

Generalmente, con una location in esclusiva, c’è maggior flessibilità da parte del titolare nel modificare gli orari di inizio e fine evento. Mentre, se è in programma un altro matrimonio prima o dopo il tuo, è possibile che tu non possa godere di grande libertà.

Ecco perché dovresti sempre avere un’idea di quali sono le tue necessità e comunicarle in location, al fine di capire se possono essere accolte oppure no.

Nel nostro Metodo “Organizzazione Scenografica” teniamo conto di aspetti come questo perché influiscono anche sul prossimo punto di cui vorremmo parlarti: il timing dell’intero matrimonio.

5 – Il Timing

Il timing è ciò che regola l’avvicendamento dei vari momenti del matrimonio:

la cosiddetta “scaletta” o “dinamica dell’evento”.

Per far sì che ogni attività o intrattenimento per gli ospiti arrivi nel momento giusto, è necessaria un’organizzazione capillare di moltissimi aspetti: dalla logistica alla cerimonia, dal servizio alla musica, dal ballo al taglio della torta e tanto altro.

Dare il giusto tempo ad ogni momento e stabilire il ritmo della giornata ha un duplice vantaggio: gli sposi potranno godersi la festa e gli ospiti non si annoieranno.

Se non hai una figura che si occupi di scandire il tempo e far procedere tutto come programmato, ti suggeriamo di non stravolgere troppo il timing proposto dalla location. Rischi di creare confusione nel personale causando ritardi o il sovrapporsi di alcune attività.

Molto meglio, invece, prendere nota di quali sono le tempistiche proposte dal titolare della location, per poi integrarle con momenti di intrattenimento proposti da te.

Quest’attività richiede tempo e una conoscenza molto approfondita di tutti i meccanismi che stanno alla base del matrimonio. Non può essere improvvisata, perché corri il rischio di creare confusione e far saltare qualche attività per mancanza di tempo.

È proprio per questo motivo che in Thaelo non troverai semplici Wedding Planner, con una conoscenza della modalità del matrimonio che rimane sulla superficie dell’evento, ma dei veri e propri Wedding Specialist.

Abbiamo dedicato ore e ore di formazione ad ogni singolo aspetto del matrimonio. Per questo, siamo in grado di seguire i nostri sposi non soltanto nell’organizzazione generale ma nel rapporto con ogni fornitore, mettendo in moto una macchina perfetta che darà vita alla festa che desideri.

Leggi “Perché abbiamo smesso di fare i Wedding Planner?” per conoscerci meglio.

I consigli di Thaelo per scegliere la location

6 – La Distanza

Il “problema” della distanza è vissuto allo stesso modo sia dagli ospiti che vivono in zona che da chi arriva da più lontano.

Prepararsi con molto anticipo per raggiungere la location e percorrere chilometri per rientrare a casa o in hotel, magari a tarda notte, potrebbe non essere piacevole per molti dei tuoi ospiti.

Il rischio, poi, è quello di veder svuotare la sala ancor prima del taglio della torta perché “si è fatto tardi”.

Allora, perché non proporre ai tuoi ospiti una soluzione che possa facilitarli e garantirgli serenità durante il tuo giorno speciale?

Se avete trovato la location giusta non proprio dietro l’angolo e magari c’è tanta strada da fare, non preoccuparti! Potresti utilizzare diversi accorgimenti così da far vivere la distanza non come un problema ma come un plus.

L’ideale sarebbe ospitare tutti gli invitati in una struttura vicina la notte prima dell’evento e la notte stessa o magari solo la notte prima (se avete deciso per un pranzo) o la notte stessa dell’evento (se avete deciso per una cena).
Provvedendo anche ad un servizio navetta che trasporterà gli ospiti evitandogli di guidare e quindi dando loro la possibilità di rilassarsi.

Se non riesci ad ospitare tutti allora potresti solo optare per il servizio navetta con dei pullman che trasportino i vostri ospiti alla location.

Con questa accortezza avrai risolto le loro preoccupazioni riguardo ai trasferimenti, dimostrando notevole cura nei loro confronti.

Puoi approfondire l’argomento leggendo l’articolo “Matrimonio in Sicilia: le tempistiche dei trasferimenti”.

7 – Il Contratto 

L’ultimo punto dei primi 7 che ti stiamo condividendo, riguarda il momento in cui avrai finalmente scelto la tua location, e avrai discusso con il titolare ogni dettaglio per il tuo grande giorno.

Richiedi sempre che tutti gli accordi che avete preso siano messi per iscritto.

Non dare per scontato che il tuo interlocutore si ricorderà perfettamente tutto ciò di cui avete parlato e tutte le richieste che ha accolto.

Tutelati chiedendo di firmare un contratto che possa salvaguardare entrambe le parti.

Il contratto infatti, con indicate tutte le condizioni, è sempre uno strumento che opera dalla vostra parte ovvio è che deve essere compilato nel giusto modo per essere per voi tutela, per questo motivo diffidate da chi si impegna con voi senza scrivere un rigo, perché spesso questo non è un impegno.

 

Ci auguriamo che, conoscendo le nostre prime 7 regole su come scegliere la location del matrimonio, tu possa trovare quella perfetta per te.

Se vuoi supporto in questa delicata fase per evitare di commettere errori o se non hai tempo da dedicare al sopralluogo di diverse location richiedi una prima Consulenza.